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メールアーカイブとは何?なぜ必要なの?

メールアーカイブとは何?なぜ必要なの? アーカイブとは、保存記録や書庫、記録保管所という意味で、将来的に残しておく保存文書や記録、またそれらを補完しておくための施設や設備を指します。
すなわち、メールアーカイブは、後々に残しておくためにメールを保管することを表します。
通常、メールを受け取ると受信トレイに、送信すると送信トレイに入りますが、そのままにしておくと受信トレイや送信トレイがいっぱいになります。
メールシステムによっては、受信トレイや送信トレイのメールは、容量や期間によって自動的に削除されることもあります。
アメリカで、企業会計や財務諸表の信頼性を向上させ、不正に対処するためのSOX法が施行されたことをきっかけに、内部統制を目的に企業や団体が送受信するメールをすべて保管しておくため、メールアーカイブの必要性が高まりました。
メールアーカイブでは、サーバーやストレージといった保管場所に、メールでのやりとりや添付ファイルがまとめて保管されるため、誤って削除してしまいやりとりの経過がわからなくなるといったことがありません。
また、メールアーカイブ内のメールは改ざんも防ぐことができます。
ビジネスにおけるさまざまなやりとりがメールで行われるようになった現在では、必要不可欠なサービスとなっています。

なぜメールアーカイブなのか?経営課題解決のポイント

なぜメールアーカイブなのか?経営課題解決のポイント メールアーカイブを利用することで、企業が他社や社員間でやりとりした様々なメールはほぼ強制的にそのままの形で保存されます。
メールの内容の改ざんや履歴の変更などは一切できないため、証拠として使えるというメリットがあります。
これは自分の会社を訴訟から守るのに有効です。
訴訟リスクというのは企業が備えなければならない大きな経営課題ですが、それに備えている企業というのは多くはありません。
しかし、企業のコンプライアンス強化が叫ばれている昨今、企業の訴訟リスクは高まる一方です。
この訴訟リスクを少しでも低減させるという経営課題のために有用なのがメールアーカイブです。
いざ何かの訴訟に巻き込まれた際に、相手方との間でやりとりしたメールをアーカイブから裁判所に提出すれば、それは証拠となりえる可能性が高く、自社の潔白を証明するものになりえるわけです。
もちろん自分の会社の方に非があれば、自分の会社が裁判で負けることになるわけですが、メールアーカイブの存在を社員に周知しておくことで、社員の間にメールを送受信する際に下手なことは書けないという緊張感が生まれ、社内のモラルが向上するという効果も期待できます。
メールアーカイブの導入は、これからの企業にとっては必須といえます。

メールアーカイブ関連オススメサイト

Exchange Server、Office 365などあらゆるメール環境に対応したメールアーカイブ

Exchange メールアーカイブ

新着情報

◎2017/8/21

電子メール保存義務化対応
の情報を更新しました。

◎2017/6/30

サイトを公開しました

「メール 記録」
に関連するツイート
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こっちだと「これで書いてみたらいいが、もう少し枠組み考えないと書けないよ」と自己責任で突き放せるが、修論出せなくて卒業できなかった学生に関して学科長から事情聴収されたとはあるw メール記録や学生が書いたwordファイルへのコメン… twitter.com/i/web/status/9…

@System_mgr メールで連絡しないで電話するのは、記録が残らないようにする為でしょうが、メールが無い時代は、ちゃんと記録取ってあるって事ですね

Twitter ikadanna ikadanna - 17:04

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会社の重要情報が流出する原因は、酒の飲み会をするからです。メールの方がまだ記録が残るので安全です。

Twitter tdad_dnet 網村電竜's 防災システムデザイン研究所 - 16:46

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RT @kiznezki: 文書記録メール、図版など、データだけで構成された変なSF小説(?)。 600ページ超の鈍器でお値段も4300円+税とお高いけど奇書マニアにオススメ 「イルミナエ・ファイル」/ エイミー・カウフマン&ジェイ・クリストフ / 金…

Twitter ysnr42 まにゅーば@書痴 - 16:08

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「浮気の調査から解決まで!お勧め弁護士探偵事務所」浮気調査の際、決定的な証拠とは何か? これは案外難しいものです。 携帯のメールや通話記録だけでは証拠としては不十分です。 肉体関係の証拠や行動が必要になってきます。... uwaki-finish.com/?p=1

Twitter bs_second 浮気解決仕事人 - 13:09

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Twitter Note0000000000 のおと-充電中 - 12:59

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Twitter kano_e カノ エ - 12:48

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Twitter kasei_san かせいさん - 12:47

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世界観まったく書けないから参考に欲しい RT @kiznezki: 文書記録メール、図版など、データだけで構成された変なSF 「イルミナエ・ファイル」/ エイミー・カウフマン&ジェイ・クリストフ / 金… twitter.com/i/web/status/9…

Twitter ito555t いとう - 12:43

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Y(紙に書いたり、メールに書いたら記録が残るから、言った後に否定したら嘘つきになるから、ついでに感情も)「だから察して」 Z「意味不明」

Twitter mmworks0 黒須葉一 - 12:30

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